Организация мероприятий под ключ: пошаговая инструкция за 15 минут

Постоянство – признак мастерства и организации мероприятий под ключ для любого профессионального ивент менеджера или агентства задача простая, но есть нюансы... Постоянство – признак мастерства.

В этом видео расскажу, какой список документов мы используем в event-агентстве Сичкар групп для организации мероприятий.

Все эти документы собираются в папку в виде шаблонов и на их основании от ивента к ивенту делаются новые записи и заметки, что помогает организовывать мероприятия с каждым разом все лучше и накапливать опыт.

Итак, мой список:
– Клиентский бриф,
– Креативный бриф для команды,
– Презентация идеи,
– Бюджет для клиента,
– Внутренний бюджет проекта,
– Чек-лист для выбора площадки,
– План подготовки проекта,
– Форма ТЗ на дизайн,
– Форма ТЗ для персонала,
– Технический план-тайминг меропрития с разделением ответственных,
– .... 
Остальное смотри в видео.

Вместо титров: идейный вдохновитель – Сергей Сичкар, автор стишка-порошка – Яна Белоусова, дизайн открытки – Вадим Гаркуша, артдир – Аня Шейна, монтаж – Валерия Слободина.​

*****
Берегитесь! Это особо интересные видео:

*****
Я – Катя Сичкар, организую мероприятия с 2003 года, руковожу креативным агентством Sichkar group, жюрю на международном фестивале рекламы New York Festivals и в национальной премии Событие года.

P.S.

[КомсомольскаяПравда-мк]

От себя еще добавлю - когда проводим масштабные проекты, на которых будут от 100 до 500 и более человек, очень важный документ - это уведомление в администрацию города о проведении массового мероприятия. Обычно на сайте администрации уже есть шаблон, который просто нужно заполнить. И самое главное: подать этот документ не позднее, чем за 30 дней до начала самого мероприятия!!! Дополнительно - если мероприятие проводится в парке, во Дворце культуры и т.д. - отдельная документация по согласованию этого действа с городским Управлением культуры. По крайней мере в Челябинске так.

[ТатьянаПлотникова-ых]

Катя, спасибо за нереально полезный выпуск!!
Самый часто-используемый и изменяемый - смета проекта))

Что касается других документов, у меня на практике так: я создаю Excel-файл, называю его "Рабочий кейс проекта". В нем формирую несколько вкладок с таблицами, где содержатся: бюджет, внутренний бюджет, график работ, технический тайминг, контакт-лист. Всегда удобно)
Подумываю внести в этот кейс большую часть документов и чек-листов, предложенные Вами! Благодарю)

[al.lugowska]

Список оборудования, смет, сценарий и рабочий план - самые часто изменяемые документы) на компьютере есть папки с названием мероприятия, в этой папке - папки с годами, а в них папки со сценариями, финансовыми документами, рабочими планами, списками, заявками и тд и тп

[antonchi]

Конечно же сценарий, но раз его выбрали - чек лист для сбора материалов. У тебя должно быть все и, желательно, четыре руки) вот его пополняю и изменяю в зависимости от мероприятия.

[ВераКаргашина]

Так как я занимаюсь организацией банкетов, то у меня самый главный рабочий документ это банкетное меню, мне кажется я могу уже среди ночи с закрытыми глазами сделать меню, они каждый раз новые, но в целом принцип один и тот же.

[АртемСкретчин]

Пока учился на звукооператора и на выездах составил себе список всех вещей которые нужно взять. Скажу больше все вещи я уместил в несколько сумок и все равно боюсь что то забыть(вот и сверяюсь со списком). P.S. есть отдельная сумка запасная с коммутацией, мало ли что в поле случится.

[АлександраХарченко-мк]

Самый «изменяющийся» документ - это чек-лист, что брать на площадку - каждый раз новый инсайт что ещё нужно)))

[БимаБимовая]

Катя, как считаете, а где можно взять клиентов, если ты только начинаешь и нет портфолио?

[proscaleru]

Огонь! Как-то можно выкупить у вас шаблоны документов?)

[ИльяТюлин-къ]

Не знаю как у многих, но мой самый часто изменяемый документ это сценарий

[МаріяАндрєєва-хе]

Сценарий! Потому что другие идеи, другие цели ивента, другие подходы к решению задачи)))