Geldwerten Vorteil richtig versteuern

Ein Geldwerter Vorteil wird Mitarbeitern eines Unternehmens in deren Interesse gewährt. Geldwerte Vorteile sind ein Bestandteil des Arbeitslohns. Die Grundlage hat ein geldwerter Vorteil üblicherweise im Arbeitsvertrag oder in einer anderweitig gegebenen Zusage.

Ob ein geldwerter Vorteil als Sachbezug zu versteuern oder steuerfrei ist, ist von der internen Lohnbuchhaltung oder einem extern beschäftigten Payroll Dienstleister zu ermitteln. Ist die Leistung steuerfrei, kann der geldwerte Vorteil gezielt zur Nettolohn-Optimierung des Arbeitnehmers eingesetzt werden.

Die richtige steuerliche und abgabenrechtliche Behandlung aller geldwerten Vorteile in der Entgeltabrechnung der Arbeitnehmer kann schnell sehr kompliziert werden. Es gibt eine Vielzahl unterschiedlich zu behandelnder Sachleistungen und viele formale Anforderungen seitens der Finanzverwaltung zur Lohnsteuer zu beachten. Zudem ergeben sich durch stetige Änderungen von steuerlichen Rechtsvorschriften sowie neuer Entwicklungen in der Rechtsprechung laufend notwendige Anpassungen der Arbeitsprozesse in der Lohnbuchhaltung eines Unternehmen.
Umfangreiche Kenntnisse sind erforderlich

Die Mitarbeiter der Lohnbuchhaltung müssen umfangreiche Kenntnisse im Steuer-, Sozialversicherungs- und Arbeitsrecht mitbringen. Nur dann ist eine korrekte Erstellung der Lohn- und Gehaltsabrechnungen im Einklang mit den steuerlichen und abgaberechtlichen Vorschriften möglich. Und nur dann kann ein geldwerter Vorteil mit dem richtigen Betrag abgerechnet und versteuert werden.

Besonders größere Unternehmen stehen vor zusätzlichen Herausforderungen. Je mehr Arbeitnehmer ein Unternehmen beschäftigt und je mehr Vergütungssysteme es unterhält, desto größer ist die Anzahl der zu bewertenden und abzurechnenden Sachverhalte auch zu geldwerten Vorteilen.

Bei der Abrechnung von Sachleistungen sind zudem die umsatzsteuerlichen Auswirkungen zu prüfen. Auch wenn eine Sachleistung steuerfrei ist, kann dies dennoch dazu führen, dass laufend Umsatzsteuer zu berechnen und an das Finanzamt zu zahlen ist. In der Regel erfolgt hier eine enge Abstimmung mit der Finanzbuchhaltung, um eine zutreffende Erfassung in den monatlichen Umsatzsteuer-Voranmeldungen sicherzustellen. Bei den meisten Unternehmen wird eine Berücksichtigung erst in der Umsatzsteuerjahreserklärung zu einem fehlerhaften Verhalten führen.
Freibetrag, pauschale Steuer und Abrechnungsnachweise

Bei einigen geldwerten Vorteilen kann ein Freibetrag berücksichtigt werden. Andere geldwerte Vorteile kann der Arbeitgeber pauschal versteuern, so dass dieser Betrag dann nicht vom Arbeitnehmer versteuert werden muss. So wie beispielsweise bei Dienstwagen ggf. das Fahrtenbuch, sind je nach gewährtem Sachbezug zudem teilweise umfangreiche Abrechnungsnachweise im Arbeitgeberkonto vorzuhalten.

Ein geldwerter Vorteil ist auch dann mit dem monatlichen Gehalt des Arbeitnehmers abzurechnen und aufzuzeichnen, wenn dieser vom Arbeitgeber pauschal versteuert oder der Rabattfreibetrag von 1.080 € angewendet wird.

In der Praxis besteht eine Schwierigkeit oftmals bereits darin, aufgrund organisatorischer Defizite sämtliche für die Lohnbuchhaltung relevanten Sachverhalte aus der betrieblichen Buchhaltung herauszufiltern. Nur wenn alle in dem jeweiligen Monat vom Unternehmen aufgewendeten Lohnkosten der Lohnbuchhaltung vorliegen, ist die Lohnbuchhaltung überhaupt in der Lage, eine abschließende steuerliche und abgabenrechtliche Bewertung des jeweiligen geldwerten Vorteils durchzuführen und die Lohnabrechnung richtig zu erstellen.

Weiter ist zu beobachten, dass die Mitarbeiter der internen Lohnbuchhaltung häufig nicht über die sich ständig fortentwickelnde aktuelle Rechtslage ausreichend informiert sind. In diesen Fällen fehlt es schon grundsätzlich an dem geforderten Problembewusstsein, für die Lohnabrechnung maßgebende Sachverhalte zu erkennen. Hier besteht das Risiko, dass eine korrekte Versteuerung steuerpflichtiger und abgabenpflichtiger Lohnbestandteile vom Unternehmen nicht erfolgt.
Innerbetriebliches Kontrollsystem

Es ist ratsam, das Thema geldwerte Vorteile in ein innerbetriebliches Kontrollsystem für Steuern (Tax-Compliance Management System) mit aufzunehmen. Ein den Mitarbeitern als geldwerter Vorteil gewährter Betrag kann so frühzeitig erkannt, einer Bewertung des Arbeitgebers zugeführt und demnach steuerfrei abgerechnet oder korrekt versteuert werden. Auch ein einmal eingerichtetes innerbetriebliches Kontrollsystem für Steuern muss regelmäßig angepasst werden.

Zu den geldwerten Vorteilen gehören zum Beispiel:

Firmenwagen
Essensgutscheine, Restaurantschecks und Zuschüsse zu Mahlzeiten
Zuwendungen im Rahmen einer Betriebsveranstaltung
Ausstattung des Home-Office
Notebook, Tablet und Smartphone
Belegschaftsrabatte (auch von Dritten gewährte)
Bonusmeilen
Aktienoptionen
Kinderbetreuung
Firmenfitness
Gutscheine und Geldkarten