SharePoint Dokumentbibliothek: Top 5 Features für Anwender [Tutorial]

Das Video zeigt und erklärt die wichtigsten Funktionen von SharePoint Dokumentenbibliotheken: Ordner oder Metadaten, Versionierung, Synchronisieren, Ansichten, Externes Teilen und gemeinsame Dateibearbeitung (Co-Authoring).

Ordner und Metadaten: Hier geht es um die Strukturierung der Inhalte, um Dateien und Dokumente schnell wiederzufinden. Unter anderem durch Verschlagwortung.

Versionierung: Diese Funktion zeigt, wer welche Dateien erstellt oder geändert hat, und was geändert wurde.

Ansichten: Dienen der benutzerspezifischen Darstellung der Inhalte und enthalten Filter- oder Gruppierfunktionen.

Externes Teilen: Ermöglicht den Zugriff auf Dateien für weitere, auch externe Bearbeiter. Ersetzt das Versenden von Anhängen per E-Mail.

Co-Authoring: Mit dieser Funktion können bis zu 25 Benutzer gleichzeitig in einem Dokument arbeiten.

Synchronisieren: Damit ist es möglich, die Inhalte einer Bibliothek auf ein lokales Gerät zu replizieren und von dort auch offline zu öffnen.

00:00 Intro
00:35 Ordner oder Metadaten?
08:49 Benutzerspezifische Ansichten
13:23 Lokale Synchronisation
17:55 Externes Teilen von Dateien
22:54 Gemeinsame Dateibearbeitung
26:14 Versionierung von Dateien
30:40 Fazit & Empfehlung
32:14 SharePoint Videoempfehlungen

[carsten-grob]

Hallo Björn, sehr gut gemacht. Konkret: Sehr übersichtlich und strukturiert, angenehme Geschwindigkeit in der Präsentation, gute Beispiele, echter Mehrwert. Vielen Dank.
P.S.: Gilt auch für die anderen Beiträge, die ich bisher gesehen habe, ich werde aber nicht jeden kommentieren 😉.

[Saturn]

Vielen Dank für das Video. Sehr verständlich und klar formuliert. Mein Anliegen ist, wie ich eine E-Mail mit Anhang in einer SharePoint-Bibliothek in verschiedenen Ordnern per Power Automate verschieben kann. Wir arbeiten mit 300 Segmenten. Wenn wir für diese segment-spezifischen Fälle E-Mails erhalten, müssen wir die E-Mails in PDFs umwandeln und in den entsprechenden Ordner speichern. Da unser Betreff immer segment-spezifisch ist, habe ich darüber nachgedacht, wie ich dies automatisieren kann. Können Sie mir dazu Tipps geben?

[TheStivler]

Hallo Björn, wieder ein super Video. Ich würde die Musik jedoch etwas leiser machen. Geht ja nicht um die Musik an sich, sondern das die Leute dir zu hören. Einfach auf 50 % und dann muss man auch nicht an den Boxen hoch und runter drehen.

[AK-]

Hallo Björn,
vielen Dank auch dieses Video aus meiner Sicht wieder rundum gelungen.
Ich habe eine Frage. Wie ist es mit Text-Dateien die Syntax Highliting haben, wie zum Beispiel sql, xml oder JSON Dateien gibt es da auch etwas, um auch diese Syntax direkt im Sharepoint anzuzeigen und zu bearbeiten? Ich will nicht immer alle Dokumente Synchronisieren oder runterladen müssen um die dann in einem Notepad++ oder so zu öffnen und zu bearbeiten.
Vielen Dank.
Alexander

[danielmennig]

Hallo, danke für das tolle Video! Gibt es denn auch eine Möglichkeit, eine "globale" Ansicht mit Spalten zu definieren, auf die ich auch aus anderen Sharepoint-Webseiten Zugriff habe und die ich standartmäßig für alle Dokumentenbibliotheken hinterlegen kann? Also global verwaltete Spalten und Ansichten?

[TimoUagga]

hi, Video super, spanned vorallem die Freigaben...
Frage wie machst du denn das, wenn du ein Team (Marketing) hast, da 2 Kanäle aber nicht beide gleiche Berechtigung (wie Marketing allgemein | Kader) .... ich kann ja nicht extra 2 Teams dafür machen... müssten dann beide Kanäle privat sein?
danke ciao.

[JunglasGelenkwellendienstGmbH]

Sehr gutes Video! Ist es auch möglich, Dateien von einem Synology NAS zu SharePoint zu synchronisieren?

[MarcelArriens]

Moin Björn. Ich finde nirgends eine Verlinkung zu deinem Discord.😉

[nanoooffiziell]

Hallo Björn kann man spalten anlegen und anwählen auch für ganze Ordner oder geht es nur per Datei? Und wie kann ich etwas in der Bibliothek suchen? Wie ist die Suchfunktion?

[smilingprincess]

Kann man in bestimmten Ordnern nur eine Spalte hinzufügen, sodass nur in diesem Ordner eine weitere Spalte ersichtlich ist?

[utube]

Ich habe das Problem, wenn ich auf Sharepoint einen neuen Ordner anlege, wird automatisch die Gruppe "Besucher" mit Lese-Rechten angelegt wird. Wie kann man das deaktivieren?