SharePoint Genehmigungsworkflow erstellen mit Power Automate und Inhaltsgenehmigungen

Wie können SharePoint Genehmigungsworkflows erstellt werden? Welche Standardfunktionalitäten gibt es? Welche zusätzlichen Möglichkeiten können mit Power Automate Flows abgebildet werden?

Das Erstellen von Genehmigungsworkflows für Dokumente ist Inhalt dieses Videos. Es zeigt in drei ausführlichen Demos verschiedene Ansätze, die verfolgt werden können.

Zunächst zeige ich den Out of the Box Flow in Dokumentbibliotheken, der durch Anwender unter der Funktion "Unterschrift anfordern" selbst aktiviert werden kann. Dieser Flow ist ein sogenannter Sofort bzw. ad hoc Flow, der nicht individualisiert werden kann. Der Genehmiger der Datei muss durch den Anwender selbst ausgewählt werden.

In der zweiten Demo sehen wir uns die Funktion der Inhaltsgenehmigungen in SharePoint an, die über die Versionsverwaltungseinstellungen der Dokumentbibliothek oder Liste konfiguriert werden kann. Mit dieser Funktion ist es möglich, die Entwurfsverwaltung zu nutzen und Dokumente gezielt zu veröffentlichen.

Diese Funktion wird in der dritten Demo durch einen individuellen Power Automate Flow veredelt und in die Teams Approvals App integriert. Hier seht ihr, wie ihr einen Flow auf Basis des Inhaltsgenehmigungsstatus eines Dokumentes triggern könnt und den Genehmigungsstatus per Aktion setzen könnt. Im Fazit gibt es dann noch meine Best Practice Tipps zur Vorbereitung auf die Erstellung von Genehmigungsworkflows mit Power Automate. Anwendungsfall in der Praxis könnten sein: Rechnungsfreigabeprozess, Beschaffungsanforderungen, Urlaubsanträge in Verbindung mit SharePoint Listen.

00:00 Einleitung Genehmigungsworkflow erstellen
01:07 SharePoint Out of the Box Flow nutzen
09:04 SharePoint Inhaltsgenehmigungen und Entwurfsverwaltung
20:14 Genehmigungsstatus mit Power Automate setzen (Approvals App)
31:17 Fazit Genehmigungen und Power Automate
32:51 Videoempfehlungen SharePoint und Teams

[andrerambow]

Super erklärt!
Ich habe allerdings ein Problem mit Abrufen der Metadaten. Was hast Du denn in das Feld ‚Dateibezeichner’ eingetragen?
Bei mir funktioniert nichts außer die direkte Angabe des Dokumentes.
Aber das kann ja nicht Sinn und Zweck sein…

[dominikLae]

Vielen Dank für das Video!
Ich bin momentan an einem ähnlichen use case wie in demo 3 dran. Dabei wäre es super, wenn die Kommentare aus der Teams-Genehmigung in die Kommentarspalte des Versionsverlaufs übernommen werden würden. Komischerweise funktioniert das gut, wenn der Flow als "instant cloud flow" konfiguriert wurde. Bei "automated cloud flows" wird der Kommentar der Inhaltsgenehmigung allerdings nicht in den Versionsverlauf übernommen. Weißt Du woran das liegen könnte, oder wie es funktioniert?

[mika]

super Video - dankeschön 🫡, kurze Nachfrage gibt es die Möglichkeit das Absenden/Speichern eines Formulars in der Power App direkt für eine Genehmigung an den Vorgesetzten weiterzuleiten oder muss man dies immer händig in Sharepiont ausführen?

(beispielsweise durch einen trigger oder flow)

Dankes schonmal 👍

[dattokoln]

Vielen Dank für die tolle Erklärung.
Der Abschnitt drei, passt sehr gut zu dem, was ich benötige.
Eine Kleinigkeit fehlt mir allerdings noch. Ist es möglich, dass nach der Genehmigung, das Dokument automatisch an einen anderen Vorgesetzten geschickt wird?
Ablauf: Ersteller > Vorgesetzter > Abteilungsleiter

[yapet]

Danke für die Super Erklärung! Kann man in Version 1 eine Liste aller Personen ausgeben, welche die Datei genehmigt haben? Als eine Art zur Kenntnisnahme?

[davidreimer]

Moin Björn, sehr gute Anleitung, vielen Dank dafür! Ich habe mir am Ende noch eine Funktion eingebaut die mir sämtliche Daten in eine Excel schreibt, um hier eine Dokumentation zu haben. Allerdings finde ich keine Möglichkeit den Kommentar des Anforderers auszulesen, also den Text welcher der Freigabeanforderung mit gesendet werden soll. Gibt es ein Item das mir diese Information abfängt? Vielen Dank im Voraus!

[falko.]

Wirklich sehr gut erklärt! Vor allem auch die Unterschiede der Bibliotheken Einstellungen. Ist es möglich das Listenelemente, nach der Freigabe, auch gesperrt werden können zur weiteren Bearbeitung? Sprich es ist nur noch ein Anzeigen möglich? Vielen Dank im Vorraus!

[MarinaRadcke]

Das Video ist wirklich hilfreich (und gut strukturiert!), um in das Thema einzusteigen, vielen Dank dafür. Ich habe gelesen, dass es durch Aktivierung der Multifaktor-Authentifizierung in Azure möglich ist, in den Einstellungen der Inhaltsgenehmigung in SharePoint eine zusätzliche Authentifizierung per SMS oder MS Authenticator zu erzwingen, wenn ein Dokument genehmigt wird. Habe dazu aber kein YouTube Video oder vergleichbar konkrete Beispiele im Netz finden. Gibt es diese Funktionalität?

[AB-uyix]

Hey Björn, hey community, wie kann ich bei zwei Spalten (eine für Räume eine für deren Buchung), überprüfen ob gewählter Raum schon belegt ist und wenn ja entsprechende Mitteilung dafür einrichten? Warscheinlich eine "Wenn" Formel??? Vielen Dank im Voraus!🙏

[nirlau]

Hallo Björn,
Vielen Dank für dein Tolles Video!
Was muss ich machen, wenn ich einen Use Case Ähnlich deiner Demo 2 habe und die Versionsnr. in einer Metadatenspalte anzeigen möchte?
Bei mir nummeriert er die Dokumente, wie ich in der Ansicht des Versionsverlaufes sehen kann, aber die Werte werden nicht in die Standardspalte Version übertragen.
Was ist hierfür zu beachten? Ähnliches gilt für die Metadatenspalte "Kommentar zur Freigabe", gibt es hier eine automatische Übteragung aus den Versionsverlaufinformationen?

[johneisendraht]

Sieht alles sehr spannend aus! Kann ich das mit der Office 365 Education A3 Lizenz auch "nachbauen" oder sind da die Möglichkeiten reglementiert? Danke für die Antwort!

[m.d.]

Moin, vielen Dank für das tolle Video. Ich habe das Ganze so nachgebaut. Allerdings konnte ich nirgendwo finden, wie ich einstelle wer denn genau der Freigeber ist. Ich konnte mir somit mein Dokument selber freigeben, was ja eigentlich nicht Sinn der Sache ist (4 Augen Prinzip) Über einen Tipp würde ich mich sehr freuen!

[marceltheis]

Sehr gute Video ABER im Workflow für Power Automate stößt man relativ schnell an ein Problem: wenn sich das Dokument im Genehmigungsworkflow befindet und auf der SharePoint-Seite wieder ausgecheckt wird, erhält es den Status "Entwurf", wovon der Workflow natürlich nichts mitbekommt. MIt diesem Status wird es beim nächsten einchecken ggf. wieder, in einen neuen Workflow geschickt usw. --> dann passiert irgendwas und keiner weiß am Ende, welche Version denn jetzt tatsächlich genehmigt wurde, da ja rein von der Versionsnummer immer das gleiche in die verschiedenen Workflows geschickt wurde, halt nur mit anderem Inhalt. Ich zerbreche mir seit einiger Zeit darüber den Kopf, wie man Dokumente, die sich im Genehmigungsworklfow befinden für die Bearbeitung "verriegeln" kann, finde aber keine

[danielwedler]

Gibt es von dir/oder jemandem ein Video, dass zeigt wie man eine Unterscheidung nach Rechnungsbetrag machen kann? z.B. unter 2000€ an Kollegen A, sonst an Kollegen B.

[markys.]

Super Video, wie auch alle anderen hier. Ich habe aber ein Problem. Ich bin als einziger bei Zugewiesen eingetragen. Die Genehmigung läuft auch durch. Aber der Workflow bleibt dann bei "Auf alle anwenden" hängen und nach längerer Zeit kommt die Fehlermeldung "Bad gatway".