Как выгодно автоматизировать документооборот, игнорируя рекламные уловки?

Практически в 100% случаев рекламные статьи и ролики производителей систем автоматизации документооборота представляют продукт только в лучшем свете: максимальный функционал, высокая эффективность и решение любых задач.
А в результате выбранное решение может не подойти компании. Почему?