Digitale Buchhaltung: Darf man Belege nach dem Scannen wegschmeißen?

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In meinem Gründergedanken Podcast helfe ich Selbstständigen & Unternehmern dabei, das deutsche Steuerrecht zu verstehen und die finanzielle Bildung in Deutschland zu verbessern.

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Ich habe bereits mit 17 Jahren mein Studium im gehobenen Dienst der Finanzverwaltung begonnen und die Arbeit in den Finanzämtern kennengelernt. Nach meinem Studium bin ich in die Steuerberatung gewechselt und durfte schließlich mit nur 24 Jahren als einer der Jüngsten in Deutschland die anspruchsvolle Steuerberaterprüfung bestehen. Heute bin ich als selbstständiger Steuerberater in eigener Kanzlei tätig und führe als Dozent für Steuerrecht jährlich über 100 Seminare zu steuerlichen Themen durch.

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Bei der Erstellung dieses Videos ist größtmögliche Sorgfalt angewandt worden. Trotzdem können wir keine Haftung für etwaige Mängel und fehlerhafte Aussagen übernehmen. Die Anwendung des in diesem Video vermittelten Wissens bleibt im Verantwortungsbereich der Zuschauer. Außerdem möchten wir darauf hinweisen, dass ein allgemeinerklärendes Video eine individuelle Steuerberatung nicht ersetzen kann.

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[Claudia_Weber]

Hey Ken, danke das du meine Frage beantwortet hast. Und das vor allem zeitnah zu meiner Frage diesbezüglich.
Mach weiter so mit deinem Content. Ich freu mich jedesmal sehr darüber 😊

[coolerkater]

Wenn ich jetzt Rechnungen und Belege hochgeladen habe in Lexware, brauch ich dann überhaupt noch eine kopie aufm PC oder zb. in einer Cloud/NAS? oder reicht der upload zu Lexware.

[ReDitionRED]

20:38 Raid ist kein Backup. Raid sorgt für Verfügbarkeit, indem es das Ausfallrisiko eines Datenträgers minimiert. Die Daten müssen immer noch regelmäßig gesichert werden. Im Idealfall nach dem 3-2-1 Prinzip. Und das sind die absoluten Basics. Selbst für mich als Privatmann.

[Bjoern___]

Gibt es das angesprochene Webinar 3.3 irgendwo noch zum Anschauen?

[essmene]

Bei Rechtssachen Scannen muss ich immer an " David Kriesel: Traue keinem Scan, den du nicht selbst gefälscht hast" denken. Da haben Xerox Systeme im Scan Zahlen ersetzt - aufgefallen war es einem Büro, bei dem Flurpläne auf einmal andere Flächen aufwiesen. Wer jetzt Papierlos arbeitet und später feststellt, dass die Software unsauber gearbeitet hat, der ist dann etwas aufgeschmissen.

[FelixHartmann]

Danke für die detailierte Erklärung. Gerade Soloselbstständig mit Lexoffice :)

[frankObermeier]

Was ist wenn ich alles in sevdesk bisher hochgeladen habe und nächstes Jahr die Software wechsel, was passiert dan mit den Belegen, wenn ich nicht mehr Kunde bei sevdesk bin. ??

[karstenmeyer]

Die per E-Mail zugesendete PDF-Datei oder die über Onlinebanking herunter geladenen Dateien sind auch keine Originaldateien mehr.
Im Fall des Onlinebanking liegt vielleicht ein Original noch bei der Bank!

Die Frage nach Original und Kopie stellt sich schon seit es "Raubkopien" gibt! Wie unterscheidet sich eine kopierte Datei von der Datei, von der sie kopiert wurde. Antwort: Sie unterscheiden sich gar nicht.
Das ist eine Diskussion um des Kaisers Bart! Am ehesten hilft da so etwas wie MD5 oder SHA-256 oder so.
Wenn der Schlüssel eines Dokuments mit dem Schlüssel des von dem Herausgeber herausgegebenen Dokuments übereinstimmt, ist das Dokument original!

[karstenmeyer]

Vielleicht sollte der Herr Keiper berücksichtigen, das es heutzutage keinen Original-Beleg mehr gibt! Wenn ich von meiner Bank ein PDF-Dokument bekomme, kann ich das beliebig oft ausdrucken und Kopieren, wenn ich will. Den Steuerbescheid und andere Dokumente sind ohne Unterschrift gültig. Originale gibt es eigentlich nur noch, wenn man etwas über den Notar macht.

[Corny_official]

Also zählt es als ersetzendes scannen wenn ich die Dokumente direkt in lexoffice einpflege?

[MichaelQuarz]

Grundsätzlich finde ich sinnvoll, alles digital abzulegen. Die Komplexität ist für viele aber nicht leistbar. Wenn wir ehrlich sind, nicht mal für die meisten Mitarbeiter der Finanzämter. Und Revisionssicherheit hängt ja eher vom Level des Zugriffs ab. Ein Admin mit umfassenden Rechten kann auch jeden beliebigen Datensatz in betreffenden Datenbank ändern. Wo fängt die Revisionssicherheit also an und wo endet sie? Das war eine rhetorische Frage ;-) ... letztlich ist es wie immer. Wer betrügen will, der betrügt. Wer es nicht will, der tut es auch nicht.

[AnalysePlus]

Was nützt die Revisionssicherheit wenn das Dokument vor der Ablage geändert werden kann??

[peterk.]

Gibt es vom Finanzamt vorschriften wie eine Rechnung auszusehen hat ? jedes Details auflisten oder kompakt gelistet ect

[nandolindemann]

Ist der Scan in Farbe? Man müsste ja auch erkennen können, ob er vom Original, oder von einer Schwarz-Weiß-Kopie gemacht wurde.

[deutschland]

Puh, knapp 23 Minuten. Warum nicht gezielt zusammengefasst deutlich kürzer? Ich hab es nach ein paar Minuten abgebrochen, da die explizite Frage, die bewusst als Videotitel gemacht wurde, noch immer nicht ansatzweise beantwortet wurde. Schade drum.

[k.a.]

Da würde mal auf den Beitrag verweisen
David Kriesel: Traue keinem Scan, den du nicht selbst gefälscht hast
gibt es dazu Infos wie es Rechtlich ist wenn der Scanner die Daten verändert ohne das man es mitbekommt da ja nicht jeder alles Prüft ob die Werte alle

[Fingr]

Vielen Dank, am einfachsten wäre es alle Rechnungen in die Blockchain zu legen, dann hat sich das Thema umständliches Dokumentenmanagement erledigt.
Dafür hat man die Chain erschaffen. Jederzeit für alle Beteiligten fälschungssicher nachvollziehbar.

[GerhardAEUhlhorn]

Bagatellrechnungen (meist Kassenbons) werfe ich schon heute nach dem Scannen weg, die machen etwa 90% meiner Papierrechnungen aus.

[karstenmeyer]

Man kann ein digitales Dokument nicht einfach "verschwinden lassen"! Wenn es ein Dokument von der Bank, der Krankenkasse oder sonst was mit einer Gegenseite ist, so hat die Gegenseite auch ein Exemplar.

In Sachen Fälschung: Es gibt ein Verfahren, bei dem man zu einer Datei einen Zertifizierungs- oder Prüfschlüssel erzeugen kann. Damit ist das Dokument eindeutig. Wenn für das verdächtige Dokument das gleiche Verfahren angewendet wird wie das Original und es wird der gleiche Schlüssel ausgeworfen, dann ist das Dokument echt. Kommt ein abweichender Schlüssel heraus, ist das Dokument manipuliert.
Beispiele für solche Verfahren sind zum Beispiel MD5 und SHA-256.

[karstenmeyer]

Ich betreibe keine Buchhaltung, aber was machen sie, wenn ihre schöne, digitale Buchhaltung oder zumindest ein Teil dieser digitalen Buchhaltung zum Teufel geht? Einen guten Teil meiner Belege bekomme ich schn seit ein paar Jahren als PDF-Datei.
Ich ziehe, mehr oder wenige unregelmäßig, eine Kopie auf einen USB-Stick. Aber es kann ja zwischendurch etwas passieren, woraufhin ich eine Lücke habe.
Ich würde die Belege auf Papier aufbewahren.