Księga Przychodów i Rozchodów - co to jest i jak prowadzić KPiR?

KPiR to prosta i przejrzysta ewidencja, w której zapisuje się zdarzenia gospodarcze następujące w firmie - przychody i koszty.

Najmniejsze firmy najczęściej rozliczają się w oparciu o podatkową księgę przychodów i rozchodów, czyli w skrócie KPiR. Wielu przedsiębiorców korzysta z programów do księgowości online, które znacznie ułatwiają prowadzenie ewidencji księgowej. Jednak najlepszym rozwiązaniem jest zlecenie prowadzenia KPiR profesjonalnym księgowym.

Co to jest KPiR?

Podatkowa Księga Przychodów i Rozchodów to prosta i przejrzysta ewidencja, w której zapisuje się zdarzenia gospodarcze następujące w firmie -- przychody i koszty. KPiR to podstawa pozwalająca wyliczać zaliczki na podatek dochodowy dla firm korzystających z zasad ogólnych lub podatku liniowego.

W KPiR zapisuje się daty, w których nastąpiły przychody i koszty, ich opisy, kwoty, a także komentarze i uwagi. Każde zdarzenie gospodarcze ma swój numer porządkowy. Ewidencja zawiera także sumy wszystkich przychodów i kosztów z danego okresu.

Dla kogo KPiR?

Księgę Przychodów i Rozchodów, czyli tzw. uproszczoną księgowość, mogą prowadzić jednoosobowi przedsiębiorcy, którzy:

► korzystają z opodatkowania na zasadach ogólnych lub z podatku liniowego,
► jednocześnie spełniają status małego podatnika, tzn. wysokość ich przychodu wraz z podatkiem VAT nie przekroczyła w poprzednim roku podatkowym 1,2 mln euro.

Przedsiębiorcy, których przychód był równy bądź wyższy niż 1,2 mln euro są zobowiązani do prowadzenia ksiąg rachunkowych, czyli tzw. pełnej księgowości.

Jak wygląda KPiR?

Wygląd oraz zasady prowadzenie KPiR zostały ściśle określone poprzez Rozporządzenie ministra finansów. KPiR składa się z 16 kolumn, w które wpisuje się dane dotyczące np. kontrahentów, wartości sprzedanych towarów i usług, a także wydatków.

Zgodnie z obowiązującym wzorem, poszczególne kolumny KPiR wyglądają następująco:

► kolumna 1 zawiera numer porządkowy,
► kolumna 2 obejmuje informacje o dacie poniesienia wydatku lub uzyskania przychodu,
► kolumna 3 to numer dokumentu stanowiącego podstawę wpisu, np. numer faktury lub rachunku,
► kolumny 4 i 5 -- tutaj przedsiębiorca zamieszcza nazwy i adresy swoich kontrahentów,
► kolumna 6 - zawiera informacje o rodzaj przychodu lub wydatku,
► kolumna 7 - obejmuje dane dotyczące przychodów ze sprzedaży towarów i usług,
► kolumna 8 - mieści pozostałe przychody jak np. wynagrodzenia przedsiębiorcy, odpłatne zbycie składników majątku,
► kolumna 9 - zawiera sumę przychodów z kolumn 7 i 8,
► kolumna 10 -- tutaj przedsiębiorca wpisuje wartość zakupionych towarów i usług według cen zakupu,
► kolumna 11 - zawiera koszty uboczne, jakie przedsiębiorca ponosi w związku z zakupem jak np. koszty transportu, załadunku czy ubezpieczenia towaru w drodze,
► kolumna 12 to wynagrodzenia brutto wypłacane pracownikom, również te wynikające z umowy zlecenia lub umowy o dzieło,
► kolumna 13 - wpisujemy tu pozostałe koszty nieuwzględnione w kolumnach 10-12 np.: czynsz za lokal, opłaty za energię, gaz wodę, telefon, zakup paliw, wydatki na remont, koszty podróży służbowej, składki na ubezpieczenia pracowników, amortyzację środków trwałych,
► kolumna 14 -- tutaj przedsiębiorca sumuje koszty wskazane w kolumnach 12 i 13,
► kolumna 15 może pozostać wolna. Przedsiębiorca wpisuje tu inne zaszłości gospodarcze nie wymienione we wcześniejszych kolumnach,
► kolumna 16 zawiera komentarze i uwagi dotyczące zapisków we wcześniejszych kolumnach.

Program księgowy online to najwygodniejszy sposób prowadzenia KPiR. Jeśli korzystasz z inFaktu, wystarczy, że dodasz koszty i wystawisz faktury przychodowe, a KPiR wygeneruje się automatycznie. Dzięki temu nie musisz znać zasad tworzenia księgi -- eksperci inFaktu znają te zasady, a Ty możesz korzystać z ich wiedzy.