Excel Sıralama ve Alt Toplam

Excel sıralama
Excel sort işlemi
Excel alt toplam alma
Excel subtotal

Excel’de tabloların ya da veri listelerinin düzenlenmesi için kullanılan yöntemlerin başında verilerin belli alanlarına göre sıralanması gelir. Sıralama (sort) işlemi, bir tabloda yer alan verilerin belli bir sütuna göre sıralı hale getirilmesidir. Örneğin personel verilerini ya da müşteri verilerini adına ya da iline göre alfabetik olarak sıralamak gibi. Benzer şekilde ürünlerin fiyatlarına ya da adetlerine göre artan ya da azalan olarak sıralanması gibi.

Sıralama, filtreleme, alt toplam alma ve Pivot tablo gibi konuları uygularken bir “veritabanı”nın verilerini işliyormuş gibi düşünmek gerekir. Veritabanı (database) yapıları, genellikle kurumsal verileri (personel, müşteri, satışlar gibi) içerirler ve bu verileri işlerler. Örneğin aylık satışların toplamı, ortalaması gibi hesapları yaparlar.
“Veritabanı” oluşturmak ve işlemek için veritabanı yönetim yazılımları geliştirilmiştir. Ancak Excel’i de bu konuda kullanıcıların kullanabilecekleri bir yazılım olarak düşünebiliriz. Özellikle kurumsal yazılımlardan (ERP) alınan verileri işlemek için çok uygun bir araçtır.

1. Veri alanını seçin. Bu seçim işleminde mutlaka sütun başlıkları olsun.

2. VERİ (DATA) şeridindeki Sırala (Sort) düğmesini tıklayın.

3. Sırala (Sort) iletişim kutusunda Sıralama Ölçütü (Sort By) olarak sıralama işlemini belirleyin:
Sütun (Column): Sütun seçiminde sıralama yapılacak sütunlar sırasıyla (Sıralama ölçütü-Sort By) seçilir.
Sıralama koşulu (Sort on) olarak Değerler, Renkler ya da Simgeler (Values, Colors, Icons) seçilir.
Sıralama düzeni (Order) olarak da metin veriler için A’dan Z’ye ya da Z’den A’ya. Sayısal veriler için Küçükten Büyüğe (Smallest to Largest) ya da Büyükten Küçüğe, Tarih veriler için Eskiden Yeniye (Oldest to Newest) ya da Yeniden Eskiye seçenekleri seçilebilir.

excel'in yeni fonksiyonu (Office 365)

Veri alanının sıralanmasını sağlar.

=SIRALA (dizi, [sıralama dizini], [sıralama düzeni], [sütun])

=SORT (array, [sort_index], [sort_order], [by_col])

alt toplam (subtotal)

Bir tablodaki verilerin belli bir sütundaki değerlerine göre gruplanarak alt toplamlarının (ara toplamlarının) alınması tipik bir gereksinimdir.

Örneğin satışlar tablosunda müşterilerin sipariş bilgileri adet ve tutar olarak yer alır. Listenin en altında sütun toplamlarını almak normaldir. Ancak müşteri, satıcı ve ürün grubu gibi belli alanlara göre alınan ara toplamlar veri analizi bakımından yararlı bilgiler sağlar.

Ardından alt toplam (subtotals) işlemi yapılır. Bunun için Veri (Data) sekmesindeki Alt Toplam (Subtotals) aracı tıklanır.
“Aşağıdakinin Her Değişiminde (At Each Change)” kutusundan sıralarken kullandığınız gruplanacak olan alanı seçin. Örneğin müşteri grubu, ürün grubu gibi.
Kullanılacak İşlev (Function) kutusundan bir fonksiyon seçiniz. TOPLAM (SUM) ya da SAY (COUNT) gibi.

Faruk Çubukçu - Bilgi Teknolojileri Danışmanlık