Tipps & Tricks 27 - Workflow einrichten

Herzlich Willkommen zu einer neuen Folge aus unserer Reihe "Tipps und Tricks". Heute zeige ich Ihnen, wie Sie im System einen kleinen Workflow abbilden können und darüber über Nachrichten informiert werden.

Zum Beispiel lege ich einen neuen Verkaufsauftrag an, über den Button "Neu", ziehe mir eine neue Nummer und wähle einen Debitoren aus. Über die Debitorensuche kann ich dann den entsprechenden Debitoren auswählen, mit "OK" bestätigen, auch die Bemerkungen bestätigen und jetzt bekomme ich eine Hinweismeldung, nämlich die einer Kreditlimitprüfung. Immer dann, wenn eine Meldung hochkommt, möchten ich oder ein bestimmter User informiert werden. Das bestätige ich an dieser Stelle mit Klick auf den Button "Ja".
Die Baustellenübersicht brauche ich an dieser Stelle nicht, ich wähle auch keine Tour aus und auch die Erfassungsfolge bestätige ich an dieser Stelle einfach mit "OK".

Dann hüpfe ich in die Zeilen und erfasse mir eine Position, zum Beispiel von einem KG-Rohr, gebe also KGB ein als Suchbegriff, die Artikelsuche öffnet sich, ich wähle meinen Artikel aus, zum Beispiel das 15 Grad KG-Rohr, bestätige das mit "OK". Die Position wird in die Zeile eingefügt, ich gebe eine Menge ein, zum Beispiel die 1000 Stück, und ich gebe das Ganze frei mit "F9". Und auch das Ändern des Auftragsstatus soll wiederum eine Information/ Nachricht auslösen. Auch diesen Belegabschluss bestätige ich mit Klick auf den Button "OK".

Und ich habe natürlich erneut eine Kreditlimitprüfung. Dann schließe ich das Fenster, gehe zurück in mein Rollencenter und habe jetzt mehrere Möglichkeiten mir diese Nachrichten anzeigen zu lassen.

1) Entweder ich bekomme ein neues Ereignis eingestellt, das heißt, ich klicke hier auf meine Ereignisse und sehe, dass ich eine neue Kreditlimitüberschreitung habe, und kann jetzt durch das Markieren einer Zeile und hier oben im Menüband über "Link aufrufen" direkt in den Vorgang springen, um das Ganze zu prüfen.
2) Oder aber ich werde per Mail informiert, ich öffne also mein Outlook und habe dann einen Hinweis per Mail erhalten, dass sich z.B. der Auftragsstatus geändert hat, also wiederum ein Ereignis, das im Hintergrund automatisch abgegriffen und mir dann in einer Nachricht zur Verfügung gestellt wird. Und auch hier kann ich per Doppelklick die Mail öffnen, aber auch den Link öffnen und stehe dann ebenso in meinem konkreten Vorgang. Das heißt, dieses wäre wiederum mein Verkaufsauftrag. Das Ganze schließe ich dann nochmal.

Wie ist das Ganze jetzt eingerichtet? Das Ganze nennt sich "Ereignisabonnements".

Ich kann also Ereignisabonnements anlegen, zum Beispiel meine Kreditlimitüberschreitung, das öffne ich mal und kann aus bestehenden Klassen, die schon fix hinterlegt sind, auswählen, welches Ereignis ich denn gesteuert und per Nachricht hinterlegt haben möchte. Also, wie gesagt, zum Beispiel die Kreditlimitüberschreitung.

Was soll passieren, wenn das Kreditlimit überschritten wird?
Ich möchte eine Benachrichtigung erhalten per Logeintrag, also als Ereigniseintrag in meiner Tabelle.

Wer soll sie erhalten?
Das wäre hier die Benutzer-ID. Und ich kann das natürlich entsprechend einrichten. Ich kann hier um unteren Bereich auch noch Filter mitgeben, zum Beispiel, dass diese Kreditlimitüberschreitung nur für bestimmte Debitoren gelten soll, oder für einen bestimmten Reisenden-Code oder einen bestimmten Verkäufer-Code. Das wäre die Einrichtung per Logeintrag.

Dann gibt es eben wiederum die Ereignisse, die eine Mail auslösen, also zum Beispiel Auftragsstatusänderung, da klicke ich auch noch einmal drauf. Das heißt, hier wird eine Mail ausgelöst an entsprechend diese Adresse, wenn sich der Auftragsstatus ändert. Noch einen kleinen Unterschied, den man hat: Es gibt zum einen dauerhafte Ereignisabonnements, die ich dauerhaft einrichten kann, die immer laufen sollen, oder es gibt natürlich auch Einmalige, die z.B. ad hoc ausgelöst werden, wenn ich über einen bestimmten Wareneingang informieren möchte. Dann wären das eben einmalige Ereignisabonnements.

Zur Einrichtung hilft Ihnen unser Consulting gerne weiter.

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