Wie Du Dein Zeitmanagement optimierst // deutsch

Ein gutes Zeitmanagement ist die unerlässliche Voraussetzung, um Aufgaben effizient erledigen zu können. Doch wie optimiert man sein Zeitmanagement und stellt sicher, dass man keine Aufgabe mehr vergisst? In diesem Video erklärt Dir Golo Roden, Gründer und CTO der the native web GmbH, wie er seinen Alltag strukturiert und wie sein persönliches Zeitmanagement funktioniert.

00:00 – Einleitung
00:51 – Verlässlichkeit
02:44 – Wichtig und dringend
05:37 – Dringend, aber nicht wichtig
07:26 – Weder dringend noch wichtig
08:54 – Wichtig, aber (noch) nicht dringend
11:28 – Die 2-Minuten-Regel
13:48 – Aufgaben kategorisieren
15:48 – Den Kalender nutzen
17:55 – Eine Liste auf Papier
20:36 – Digitale Todo-Listen
22:20 – Notifications
24:32 – Regelmäßigkeit als Schlüssel
26:33 – Ausblick

────────────────────

Über the native web 🦄

Wir sind ein Beratungs-, Schulungs- und Entwicklungsunternehmen, das sich auf Web- und Cloud-Technologien spezialisiert hat. Wir streben nach intelligenten und eleganten Lösungen für komplexe Probleme, und wir glauben, dass Softwareentwicklung kein Selbstzweck ist. Stattdessen sollte Software tatsächliche Probleme der realen Welt lösen.

Wir glauben, dass native Web- und Cloud-Technologien das Fundament sind, auf dem die Zukunft aufbaut. Unsere Kernkompetenz ist der Entwurf und die Entwicklung verteilter Web- und Cloud-Anwendungen unter Verwendung dieser Technologien in interdisziplinären Teams. Wir entwickeln auch unser eigenes Open-Source-Framework namens wolkenkit. Und wir lieben es, unser Wissen in Schulungen und Workshops, auf Konferenzen und bei Usergroups zu teilen.

────────────────────

Weiterführende Links 🌍

[GeorgWittberger]

Sehr gute Tipps! Ich nutze selbst Kalender und elektronische ToDo-Listen zur Organisation meiner Aufgaben. Als Entwickler spielt bei mir eine Sache noch eine wichtige Rolle: Zeiten für fokussiertes Arbeiten. Ich plane mir regelmäßig Zeiträume ein, in denen ich mich von jeglicher Kommunikation (E-Mail, Messenger, etc.) abschotte, damit ich meine Entwicklungsaufgaben konzentriert erledigen kann. Auch wenn es pedantisch klingt: Selbst schon das Lesen einer Nachricht in einem Chatfenster lenkt von der aktuellen Aufgabe ab und senkt damit die Produktivität. Die Gedanken kreisen plötzlich um das, was Kolleg:in da gerade geschrieben hat und man muss sich erst wieder zurück in die eigentliche Aufgabe denken. Darum als Ergänzung zu den sehr guten Ratschlägen aus dem Video: Fokuszeiten für Arbeit am Stück einplanen!

[SeoOderNichtsein]

Die von dir vorgestellten Konzepte halte ich alle für sinnvoll und würde bis auf die Eisenhower-Methode alles so unterschreiben. Die Eisenhower-Methode ist in meinen Augen eine schöne und wünschenswerte Vorgehensweise, scheitert aber in manchen Fällen aus zwei Gründen an der Realität:

1. Sobald die Fertigstellung meiner Arbeit für einen Kunden davon abhängig ist, dass eine dritte Partei mir Materialien zur Verfügung stellt oder eine Aufgabe für mich erfüllt, muss ich das zwingend zeitnah angehen. Den Kunden interessiert am Ende nur, dass seine Deadline gehalten wird. Und da ist es egal, ob ich für eine Verzögerung selbst verantwortlich bin oder ob diese Verzögerung durch Dritte verursacht wurde, weil diese ihre Deadline mir gegenüber nicht eingehalten haben. Und da kann es viele Gründe für Verzögerungen geben.

2. Wenn man in einem kleinen Team arbeitet (dass im schlimmsten Fall auch noch Support leisten muss) und/oder man als Angestellter selbst nicht in der Hand hat, welche Projekte und Aufgaben erfüllt werden sollen und welche nicht. Ich habe schon bei Unternehmen gearbeitet, bei denen die Aufgaben an die Anwendungsentwicklung ständig schwankten. Da habe ich mir einen Zeitplan gemacht und wurde dann mehrfach aus laufenden Projekten gerissen, weil etwas anderes wichtiger war. Darauf habe ich dann mit einem Puffer von 150% bis 200% reagiert. Das führte dann dazu, dass laufende Projekte teilweise für Wochen bei Seite gelegt wurden, weil irgend eine neue Entscheidung oder eine Entwicklung am Markt oder eine Anforderung eines Großkunden irgend etwas anderes wichtiger gemacht haben. Aus wirtschaftlicher Sicht verstehe ich das, das am Ende nur der Profit zählt, weil davon die Gehälter bezahlt werden. Es führt aber auch dazu, dass man irgendwann gar nichts mehr plant, was länger als einen Tag dauert und dann mit einem Kanban-Board arbeitet.

Aus diesen beiden genannten Gründen gehe ich persönlich so vor:
- Alles, was auf einen bestimmten Zeitpunkt oder Zeitraum festgelegt ist (Meetings / Schulungen / Termine beim Kunden) ist für mich ein Termin.
- Alles, was weniger als eine Stunde dauert, versuche ich direkt zu erledigen oder schreibe es mir auf um es noch am gleichen Tag oder direkt am nächsten Morgen zu erledigen.
- Alles, was mehr als 1 Stunde dauert und keine Deadline hat, ist eine grüne Karte auf einem Kanban-Board (Geschätzte Gesamtzeit + 50% Puffer)
- Alles, was mehr als 1 Stunde dauert und eine Deadline hat und nicht von Dritten abhängig ist, ist eine gelbe Karte auf einem Kanban-Board (Spätest möglicher Startzeitpunkt: Geschätzte Gesamtzeit + 100% Puffer + 1 Woche)
- Alles, was mehr als 1 Stunde dauert und eine Deadline hat und von Dritten abhängig ist, ist eine rote Karte auf einem Kanban-Board (Spätest möglicher Startzeitpunkt: Geschätzte Gesamtzeit + 200% Puffer + 1 Woche)
Die Karten, die noch nicht in Bearbeitung sind, werden nach spätest möglichem Startzeitpunkt und Farbe sortiert in einem Backlog gehalten. So kann man auch immer recht schnell sehen, wenn sich eine mögliche Verzögerung abzeichnet.

[mag]

Vielen Dank für das Video. Sehr umfangreich und voller nützlicher Tipps. Dafür wird an anderen Ecken auch schon mal etwas mehr Geld verlangt. Daher TOP!
Was mir persönlich gerade in Sachen Teamarbeit hilft, um voran zu kommen, ist sich Erinnerungen zu setzen vor daily oder weekly Terminen. Das sind dann jeweils auch kleine Listen, die aber gerade für den Termin ziemlich relevant sind. Entweder habe ich bis zu dem Termin versteckte Aufgaben dort mit drauf, die sich aus Gesprächen ergeben oder mir kommt während der Arbeit das ein oder andere In den Sinn, was ich dann gleich mit anbringen kann. Vor den Terminen gehe ich die Listen dann immer kurz durch. Abhängig von dringend oder wichtig spreche ich es dann im Termin an. Ich bin auch Softwareentwickler und feier euch :)

[thomasrippler]

Bei der Eisenhower-Methode (dringend/wichtig-Matrix) gehört für mich zwingend dazu, sich sofort von den unwichtigen, nicht dringenden Aufgaben durch löschen zu trennen. Gerade bei Mails hilft dies enorm, falls man z.B. Kollegen mit CC:-Wahn hat. Nicht mehr interessante Newsletter werden bei mir sofort zu deiner 2-Minuten-Regel. Abbestellen - jetzt, sofort. Bei dringend, aber (für mich) unwichtig fehlt meiner Meinung nach das „delegieren“. Nein sagen muss man lernen, dabei hat mir die Eisenhower-Methoden unheimlich geholfen. Zur Professionalität gehört nämlich auch, sich nicht jeden Schuh anzuziehen, egal wie nett der Kollege fragt :-)
Auch mein Ziel ist die leere Inbox. Lesen, dann ablegen, löschen oder terminieren. Nur bei kurzfristiger Erledigung in der Inbox lassen. Klappt seit ca. 4 Jahren hervorragend.
To-do-Liste (tagesaktuell) in Papier vor mir - auch mir gefällt das durchstreichen in rot :-) Längerfristige, nicht terminierte To-Do‘s liegen in einer txt auf dem (fast leeren) Desktop.

[DogzDeDoggy]

Mit Zeitmanagement geht zwingend Optimierung der eigenen Arbeit einer. Ich kenne viele Entwickler, die ihr Arbeitsgerät nicht beherrschen aka nicht mit 10 Fingern ohne auf die Tastatur zu schauen schreiben können. Das ist so als wenn man einen Klempner bestellt und dieser mit einem Löffel ein Klo an die Wand schraubt, was sicher geht, aber ein Vielfaches länger dauert. Oder Shortcuts/Generatoren lernen - zu viele Entwickler tippen Code, der durch ein einfaches Macro weitestgehend selbst entstehen und dann ausgefüllt bzw. ergänzt werden könnte. Kommunikationspausen sind wichtig - zu viele Leute reagieren immer sofort auf E-Mail und Nachrichten, da sollte man sich angewöhnen, mit zu bestimmten Zeiten in die Mailbox zu schauen. Richtige Erholung ist wichtig. Zu viele Leute arbeiten zwar lange, aber nicht produktiv, weil sie nicht erholt genug sind. Lern- und Memorierungstechniken wie Loki-Methode, Gedankenpalast etc Schlaf kann man zur Not mit polyphasischem Schlaf auf bis zu 2h reduzieren (Ubermann Zyklus) ohne auf geistige Fitness verzichten zu müssen. Es gibt da tatsächlich eine lange Liste von Dingen, die man optimierten kann, so dass man in kürzerer Zeit mehr erreichen kann und nur wenige Menschen kümmern sich um deren Erschließung. Das ist schade. Wenn man dann wie auch immer gestaltet deine Prioritäten setzt und dann noch am besten die Kröten zuerst schluckt am Tag, dann geht es eigentlich immer gut voran.