Zentraler, digitaler Rechnungseingang: So gelingt's in 3 Schritten

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00:00-00:34 Intro
00:34-00:56 Vorteile
00:56-02:49 Schritt 1: Voraussetzungen schaffen
02:49-03:21 Schritt 2: Vorhaben organisieren
03:21-06:22 Schritt 3: Pläne umsetzen
06:22-07:16 Zusammenfassung

Deinen digitalen und zentralen Rechnungseingang von 30 auf 80 % pushen? Wir zeigen dir, wie das geht.

Was hast du davon, deinen Rechnungseingang zu digitalisieren und zentralisieren?
✓ Du sparst dir Zeit durch kürzere Durchlaufzeiten
✓ Du hast niedrigere Prozesskosten
✓ Du kannst Skontofristen besser nutzen
✓ Du profitierst von Revisionssicherheit durch digital archivierte Rechnungen
✓ Du sorgst damit für mehr Transparenz und Kontrolle durch nahtlose Prozesse

Schritt 1: Voraussetzungen schaffen
Kümmer’ dich um deine Postfächer: Du solltest ein funktionales Postfach sowie eines für die Kommunikation und den Schriftverkehr haben.

Unser Tipp: Verwende ein E-Mail-Alias, über das Rechnungen direkt an die Rechnungsverarbeitungssoftware gelangen.

Schritt 2: Die Organisation
Überlege dir zum Beispiel, wie du Dateien komprimieren kannst, ohne dass wichtige Informationen auf der Rechnung verloren gehen.

Das Finanzamt empfiehlt das Rechnungsformat PDF/A-3-Dateien.

Schritt 3: Pläne umsetzen

Möglichkeit 1: Organisch, nach und nach darauf hinweisen
Sobald du eine Rechnung an die falsche E-Mail-Adresse oder als Papierrechnung erhältst, kannst du folgendes tun:
- Checke, ob der Lieferant ein Portal hat, in das du dich einloggen und deine zentrale Email-Adresse für den Rechnungsempfang anpassen kannst.
- Wenn du die Rechnung nicht als E-Mail bekommen kannst, lohnt es sich, Anbieter wie Invoicefetcher oder Getmyinvoices nutzen.
- Wenn du weder eine zentrale E-Mail im Bestellportal hinterlegen kannst, noch die Rechnung aus dem Portal per Software abrufen kannst, dann kannst du als letzte Option die Lieferanten direkt selbst kontaktieren.

Möglichkeit 2: Gehe die Umstellung als Projekt an
- Erstelle eine Übersicht über alle Lieferanten und Lieferantinnen.
- Kontaktiere deine Lieferant:innen in einem Schwung.
- Stelle sicher, dass sie alle nötigen Informationen zum Rechnungseingang von dir haben. Dazu gehören zum Beispiel die Rechnungsadresse und deine E-Mail-Adressen.

Bonus

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