Евгений Сивков: Изменились правила выдачи денег в подотчет

Автором инициативы стал Центробанк. Новые правила должны облегчить работу бухгалтерам и подотчетным сотрудникам, однако, прежде всего, нужно разобраться, как новые правила работают.
Изменения вступают в силу с 19 августа 2018 года. Ранее денежные средства выдавались на основании письменного заявления сотрудника или иного лица в силу пункта 6.3 Указания ЦБ РФ.
Изменения, внесенные в этот пункт, позволяют теперь обосновывать передачу денег работнику двумя способами: издать распорядительный документ о выдаче подотчетных средств (как правило, это приказ), или оформить письменное заявление подотчетного лица, завизированное руководителем (как это делалось ранее).
Это означает, что если раньше выдача средств в подотчет регламентировалась только одним документом, то теперь у бухгалтера появляется выбор. И часто гораздо удобнее оформить именно приказ о выдаче подотчетных сумм: например, когда средства получают несколько сотрудников регулярно или одновременно.
В этом случае не нужно оформлять заявление от каждого лица, а достаточно издать «общий» приказ о выдаче им наличности.
Кроме того, с 19 августа стало проще выдавать средства под отчет, поскольку теперь кассовые документы при выдаче и возврате денег можно оформлять в электронном виде. Так, при оформлении расходного кассового ордера в электронной форме получатель денег может проставить электронную подпись. А при возврате неизрасходованных денег в кассу квитанция вносителю денег может направляться на его адрес электронной почты без оформления в бумажном виде. Эти новшества будут очень удобны тем компаниям, которые уже обзавелись средствами электронного документооборота.
Новые правила подотчета отменяют прежний запрет на передачу денег подотчетным лицам, не погасившим предыдущие долги. Иногда действительно есть объективная необходимость выдать работнику несколько авансов подряд, не дожидаясь отчетных документов по предыдущим суммам. Однако руководству и бухгалтерам стоит аккуратно пользоваться этими изменениями.
Стоит ограничить круг лиц, которым разрешается иметь задолженность, и установить для них лимит за определенный период, чтобы новые правила не стали для подотчетных лиц поводом для систематического нарушения финансовой дисциплины.